Условное форматирование в Excel: где и как удобно его применять

Что такое условное форматирование? Это способ форматирования ячеек с целью придания их содержимому наглядности. Особенно оно полезно при исследовании и анализе данных, когда необходимо быстро и просто обнаружить критические проблемы, закономерности, тенденции и пр.

С помощью условного форматирования можно легко выделять необходимые ячейки или диапазоны, подчеркивать необычные значения и визуализировать данные с помощью гистограмм, цветовых шкал и наборов значков. Условный формат изменяет вид диапазона ячеек на основе условий (или критериев). Если условие истинно, диапазон ячеек форматируется по заданному условию, если имеет значение ЛОЖЬ, диапазон ячеек не форматируется.

Существует огромное количество различных способов и вариантов применения условного форматирования. И ограничены они лишь нашей фантазией и потребностями. В данном блоге мы расскажем о наиболее распространенных и удобных способах.

Для начала, вспомним где на ленте можно найти окно для его настройки:

А теперь на примере наших данных рассмотрим несколько способов его использования:

Способ 1: Форматирование данных на основании их значений (цветовая схема)

Самый что ни есть классический: мы выделяем интересующий нас диапазон данных и в меню Условное форматирование, подпункте Цветовые шкалы выбираем понравившуюся цветовую схему и получаем наглядно отформатированный диапазон данных в зависимости от значения ячейки, где легко сразу обнаружить лидеров и аутсайдеров:

Способ 2: Форматирование данных на основании их значений (значки)

Для того, чтобы разбить значения на определенные подгруппы, удобно использовать также наборы значков, которые Вы можете выбрать по собственному вкусу:

Критерии, в зависимости от которого возле значения устанавливается тот или иной значок, можно отрегулировать. Для этого идем по следующей цепочке: выделяем отформатированный фрагмент заходим во вкладку Главная Условное форматирование Управление правилами нажимаем кнопку Изменить правило

А после этого корректируем данные критерии:

Способ 3: Форматирование данных на основании их значений (гистограммы)

Также внутри ячейки можно поместить крошечную гистограмму, которая будет отображать масштаб содержащегося в ней значения относительно других в форматируемом диапазоне. Если есть необходимость, числовые данные можно скрыть:

Способ 4: Форматирование данных на основании их значений (поиск дублей)

Условное форматирование крайне удобно для того, чтобы быстро найти ячейки с одинаковыми значениями (дубли):

Способ 5: Форматирование данных на основании результатов вычислений (цветовая схема)

Очень часто нужно подсветить ячейки не в зависимости от их содержимого, а в зависимости от результата вычислений в нескольких столбцах/строках. Так, например, нам нужно выделить в столбце только те значения, сумма скидок по которым превысила 10 000 ден.ед. Можно сделать, конечно, дополнительный столбец и там выделить эти данные, но это не самый рациональный вариант, если Вас не интересуют конкретные цифры по этим скидкам. Гораздо проще воспользоваться формулой для выделения этих ячеек. Для этого заходим во вкладку Главная Условное форматирование Создать правило Использовать формулу для определения форматируемых ячеек и в открывшемся меню вписываем формулу, выбираем формат данных ячеек:

Способ 6: Форматирование данных на основании комбинации нескольких правил (цветовая схема)

Это комбинация нескольких правил на одном и том же диапазоне. Так, мы приведем в пример график работы отдела А:

Здесь и правило на определённое содержимое ячеек (слово Отп, пустое значение), а также формула, которая позволит залить по определенному правилу ячейки в столбцах, соответствующих выходным дням.

Надеемся, что наши советы были полезными. Удачи в разработке удобных шаблонов документов и до скорой встречи в новом блоге!